Jak przygotować się do kontroli skarbowej?

Kontrola skarbowa to nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Wielu przedsiębiorców odczuwa lęk przed taką wizytą, głównie z powodu obawy przed wykryciem błędów       w dokumentacji, które mogą skutkować karami finansowymi. Często też strach wynika z braku wiedzy na temat samego procesu kontroli oraz tego, jakie prawa i obowiązki przysługują przedsiębiorcy. W rzeczywistości, przy odpowiednim przygotowaniu i prowadzeniu księgowości zgodnie z przepisami, kontrola skarbowa nie musi być stresującym doświadczeniem. W tym artykule znajdziesz praktyczne wskazówki, które pomogą Ci przygotować się na wizytę kontrolerów skarbowych i uniknąć niepotrzebnych nerwów.

Jak przygotować się do kontroli skarbowej?

Kontrola skarbowa to sytuacja, z którą może spotkać się każdy przedsiębiorca. Choć sama myśl o takiej wizycie może budzić stres, odpowiednie przygotowanie pozwoli Ci przejść przez ten proces sprawnie i bez problemów. Poniżej znajdziesz praktyczne wskazówki, które pomogą Ci przygotować się do kontroli skarbowej.

1. Sprawdź kompletność dokumentacji

Przed kontrolą upewnij się, że wszystkie dokumenty księgowe są uporządkowane i łatwo dostępne.

Co warto przygotować?

• Faktury sprzedaży i zakupu – upewnij się, że są one zgodne z rejestrem VAT.
• Wyciągi bankowe – powinny być przyporządkowane do odpowiednich transakcji.
• Umowy – wszelkie kontrakty z kontrahentami, w tym umowy najmu, leasingu, czy współpracy.
• Raporty kasowe – jeśli prowadzisz kasę fiskalną.
• Ewidencja środków trwałych – zaktualizowana i zgodna z rzeczywistością.

2. Zweryfikuj swoje rozliczenia podatkowe

Upewnij się, że deklaracje podatkowe (VAT, PIT, CIT) zostały złożone w terminie i są zgodne z Twoimi księgami. Warto także przeanalizować:

• Czy wszystkie przychody zostały prawidłowo zgłoszone?
• Czy koszty uzyskania przychodów są zgodne z przepisami?
• Czy odliczenia VAT są uzasadnione i poparte dokumentami?

3. Przygotuj zespół do kontroli

Jeśli zatrudniasz pracowników, poinformuj ich o nadchodzącej kontroli. Wyjaśnij, jakie dokumenty mogą być wymagane i jak mają się zachować podczas wizyty kontrolera. Warto również upewnić się, że Twój księgowy jest dostępny w tym czasie, aby szybko udzielić wsparcia.

4. Zapewnij kontrolerom odpowiednie warunki

Kontrolerzy skarbowi muszą mieć komfortowe warunki pracy. Przygotuj:

• Stanowisko pracy – ciche miejsce z dostępem do dokumentacji.
• Niezbędne narzędzia – komputer, drukarkę lub kserokopiarkę, jeśli będą potrzebne.

5. Poznaj swoje prawa i obowiązki

Kontrola skarbowa odbywa się na podstawie przepisów, które określają zarówno prawa przedsiębiorcy, jak i obowiązki kontrolerów. Pamiętaj, że:

• Masz prawo do wglądu w upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.
• Kontrola powinna być zapowiedziana z odpowiednim wyprzedzeniem (z wyjątkiem sytuacji nadzwyczajnych).
• Możesz wnosić o odroczenie kontroli, jeśli terminy są dla Ciebie problematyczne.
• Masz prawo do sporządzenia kopii protokołu kontroli.

6. Współpracuj z kontrolerami

Podczas kontroli warto zachować spokój i otwartość. Unikaj konfliktów i odpowiadaj na pytania w sposób rzeczowy. Pamiętaj, że współpraca z urzędnikami może znacznie skrócić czas trwania kontroli.

7. Co zrobić, jeśli wykryto nieprawidłowości?

Jeśli podczas kontroli okaże się, że popełniono błędy:

• Popraw je jak najszybciej – skorzystaj z możliwości złożenia korekty deklaracji.
• Wyjaśnij sytuację – w przypadku wątpliwości przedstaw swoje argumenty i dokumenty potwierdzające Twoje stanowisko.

Podsumowanie

Kontrola skarbowa to nic strasznego, jeśli prowadzisz swoją księgowość w sposób rzetelny i zgodny z przepisami. Kluczem do sukcesu jest odpowiednie przygotowanie, znajomość swoich praw oraz profesjonalna współpraca z kontrolerami. Dzięki tym wskazówkom możesz podejść do kontroli spokojnie i pewnie.